1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenbearbeitung auf dieser Plattform ist Heimster, ein Produkt der PhaseShift AG, Zug, Schweiz.
Diese Erklärung gilt für die Plattform Heimster unter heimster.ch sowie für damit verbundene Dienste, Kommunikationskanäle und Bewerbungsprozesse.
Nutzen gewerbliche Kunden (etwa Makler oder Verwaltungen) die Agentur- und CRM-Funktionen, um eigene Kontakt-, Interessenten- oder Bewerberdaten zu verwalten, handelt Heimster insoweit als Auftragsbearbeiterin im Auftrag des jeweiligen Unternehmens, das datenschutzrechtlich verantwortlich bleibt; die Bearbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsbearbeitungsvertrags.
2. Welche Daten wir verarbeiten
2.1 Kontodaten
Bei der Registrierung verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse und Authentifizierungsdaten. Falls Sie Magic-Link oder Passkey verwenden, bearbeiten wir die dafür nötigen technischen Daten.
2.2 Profil-, Bewerbungs- und Dokumentdaten
Je nach Nutzung bearbeiten wir Profildaten, Angaben zur Wohnsituation, Bewerbungsunterlagen, Referenzen, Nachrichten, Besichtigungstermine und freigegebene Dokumente. Bestimmte Inhalte können besonders schützenswerte Personendaten enthalten, etwa Ausweiskopien, Einkommensnachweise oder Angaben zur familiären Situation.
2.3 Inserats- und Objektdaten
Anbieter erfassen Adress-, Objekt- und Mediendaten ihrer Immobilien. Dazu gehören Beschreibungen, Merkmale, Preise, Bilder sowie verfahrensbezogene Informationen zum Vermietungs- oder Verkaufsprozess.
2.4 Technische Nutzungsdaten
Für Sicherheit, Stabilität und Betrieb der Plattform verarbeiten wir technische Zugriffsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL, Browser-Typ, Referrer und Systemereignisse. Server-Logs dienen insbesondere der Fehleranalyse, Missbrauchserkennung und Systemsicherheit.
2.5 Personalisierungsdaten
Wenn Sie eine personalisierte Stufe auswählen, speichern wir Suchverläufe, angesehene Inserate und daraus abgeleitete Präferenzen lokal auf Ihrem Gerät und nutzen sie, um Ihr Erlebnis zu verbessern. Wenn Sie eingeloggt sind, können daraus abgeleitete Signale mit Ihrem Profil zusammengeführt werden.
2.6 Zugriffs- und Interaktionsdaten zu freigegebenen Inhalten
Macht ein Anbieter Unterlagen über einen Datenraum oder einen persönlichen Freigabelink zugänglich, protokollieren wir den Zugriff: Zeitpunkt, geöffnete Dokumente und angesehene Seiten sowie die Person, an die der Link ausgestellt wurde. Geschützte Ansichten werden zusätzlich mit einem personalisierten Wasserzeichen dargestellt. Der freigebende Anbieter sieht diese Auswertung; sie dient dem Nachweis der Freigabe und dem Schutz vertraulicher Unterlagen.
2.7 Rechtsgrundlagen
Wir bearbeiten Personendaten in Übereinstimmung mit dem Schweizer Datenschutzrecht und, soweit anwendbar, mit der DSGVO. Die Bearbeitung erfolgt je nach Fall zur Vertragserfüllung, aufgrund berechtigter Interessen, aufgrund gesetzlicher Pflichten oder gestützt auf Ihre Einwilligung.
Zu unseren berechtigten Interessen zählen insbesondere die sichere Bereitstellung der Plattform, die Betrugs- und Missbrauchsprävention, die Qualitätssicherung, die Durchsetzung von Ansprüchen, die Stabilität und Weiterentwicklung des Produkts sowie die Auswertung der Nutzung zur Verbesserung unserer Dienstleistungen.
3. Datenhaltung: Wo Ihre Daten liegen
Heimster läuft auf eigener Infrastruktur in der Schweiz. Applikation, Datenbank, Datei- und Medienspeicher, PDF-Erzeugung und unsere Reichweitenmessung werden bei einem Schweizer Infrastrukturanbieter in Genf betrieben. Personendaten im Ruhezustand - Datenbankinhalte, hochgeladene Dokumente und Bilder, E-Mail-Inhalte aus verbundenen Postfächern sowie Sicherungskopien - bleiben in der Schweiz. Übertragen werden Daten ausschliesslich verschlüsselt (TLS).
Für einzelne Funktionen ist eine Verarbeitung ausschliesslich in der Schweiz technisch nicht möglich. In diesen - abschliessend aufgezählten - Fällen werden Daten ins Ausland übermittelt:
- KI-Funktionen: Inhalte, die eine KI-Funktion benötigt, werden an Dienstleister ausserhalb der Schweiz übermittelt, heute im Wesentlichen in den USA. Näheres im Abschnitt «KI-gestützte Funktionen».
- E-Mail-Versand: Für den zuverlässigen Versand setzen wir spezialisierte Versanddienstleister ein. Zudem verlässt jede E-Mail unseren Einflussbereich, sobald sie beim Anbieter der Empfängerin oder des Empfängers zugestellt wird.
- Verbundene Postfächer und Kalender: Diese Daten liegen beim selbst gewählten Anbieter, Microsoft 365 oder Google Workspace. Die Zugriffstoken bewahren wir verschlüsselt in einem Schlüsseltresor auf.
- Adress-, Karten- und Standortdienste: Für Adresssuche, Geokodierung und Kartendarstellung werden einzelne Adress- oder Koordinatenabfragen an externe Kartendienste übermittelt. Geo-, Gebäude- und ÖV-Daten der öffentlichen Hand beziehen wir bei Schweizer Stellen (swisstopo, kantonale Geoportale, öffentliche Fahrplandaten).
- Sicherheit, Domains, Zahlung: Dienste für Bot-Schutz, DNS und Zertifikate, für die Zahlungsabwicklung sowie für den Versand des SMS-Codes bei der Telefonverifizierung.
Wir verkaufen keine Personendaten und übermitteln sie nicht zu Werbezwecken ins Ausland. Für Übermittlungen in Länder ohne angemessenes Datenschutzniveau stützen wir uns auf Standardvertragsklauseln und ergänzende technische Schutzmassnahmen.
4. Matching und Nachfrage-Aggregation
Ein Kernzweck von Heimster ist das Matching: Wir gleichen Ihre Suchkriterien (Suchabos und Suchprofil) mit Objekten aller Anbieter auf der Plattform ab – auch mit Objekten, die noch nicht öffentlich ausgeschrieben sind. Dafür bearbeiten wir die von Ihnen erfassten Suchkriterien und, falls Sie ein Bewerbungsdossier angelegt haben, dessen Angaben. Verantwortlicher für diese Bearbeitung ist Heimster.
- Benachrichtigungen: Sie erhalten E-Mails, wenn ein passendes Objekt online geht oder Ihnen vorab zugänglich gemacht wird (Vorpremiere). Jede E-Mail enthält einen Abmeldelink.
- Aggregierte Nachfragezahlen: Anbietern zeigen wir ausschliesslich anonyme, aggregierte Zahlen (z. B. «14 passende Suchabos») – nie Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten oder andere identifizierende Angaben.
- Keine Weitergabe Ihrer Identität: Ein Anbieter erfährt erst dann, wer Sie sind, wenn Sie selbst aktiv werden – etwa durch eine Bewerbung oder eine Kontaktaufnahme.
- Dossier-Angaben: Angaben aus Ihrem Bewerbungsdossier (z. B. Einkommen, Haushaltsgrösse) fliessen nur in Ihr eigenes Matching und in die anonyme Kennzahl «vollständiges Dossier» ein.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung bei der Registrierung bzw. beim Speichern einer Suche; das Matching ist zugleich der Kern der Dienstleistung, für die Sie sich anmelden.
Sie können das Matching jederzeit beenden: Suchabos lassen sich löschen oder abbestellen, Suchprofil-Angaben können Sie in Ihrem Konto entfernen oder das Konto löschen. Bereits erzeugte aggregierte Zahlen enthalten keine Personendaten und bleiben davon unberührt.
Immobilien-Atlas, Eigentümer-Anfragen und «Meine Liegenschaft»
Wenn Sie über den Immobilien-Atlas eine Anfrage zu Ihrer Liegenschaft senden, verwenden wir Ihre Angaben (Name, E-Mail, Telefon, Nachricht, Anliegen, die gezeigte Marktspanne) zur Kontaktaufnahme und geben sie an eine passende Maklerfirma aus Ihrer Region weiter – nie an mehrere gleichzeitig. Für «Meine Liegenschaft» speichern wir nach Ihrer Bestätigung (Double-Opt-in) Ihre E-Mail-Adresse, die Angaben zur Liegenschaft, einen allfälligen Wunschpreis und den monatlichen Verlauf. Diese Angaben sind nur über Ihren persönlichen Link sichtbar und werden nicht weitergegeben. Sie können das Update jederzeit abbestellen und alle Angaben auf Ihrer Seite löschen; mit der Löschung Ihres Kontos werden sie ebenfalls gelöscht.
Heimster in KI-Assistenten (ChatGPT, Claude)
Über die öffentliche Schnittstelle heimster.ch/mcp/public können KI-Assistenten öffentliche Inserate, Neubauprojekte, Bauvorhaben, Marktzahlen und Lagedaten zu Schweizer Adressen abfragen – ohne Konto. Kontaktangaben, Namen privater Vermieterinnen und Vermieter sowie verborgene Adressen werden nie ausgegeben; zu Adressen, die über heimster.ch/immobilien/ausblenden ausgeblendet wurden, nennen wir nur Zahlen der Gemeinde. Bei Suchen verarbeiten wir nur technische Daten (IP-Adresse des Anbieters zur Missbrauchsabwehr) und zählen Aufrufe ohne Suchinhalte. Bitten Sie den Assistenten, eine Anfrage zu senden, eine Besichtigung zu buchen, ein Suchabo anzulegen oder den Wert Ihrer Liegenschaft zu verfolgen, übermittelt er uns die dafür nötigen Angaben (Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Nachricht, Anzahl Personen). Wir senden Ihnen dann eine Bestätigungs-E-Mail; erst nach Ihrem Klick geht die Anfrage an den Anbieter des Inserats, wird die Besichtigung gebucht oder das Suchabo gestartet – vorher erhält niemand Ihre Angaben. Unbestätigte Aufträge löschen wir einen Tag nach Ablauf des Links (gültig 48 Stunden), alle übrigen nach 30 Tagen; die Anfrage, die Buchung oder das Suchabo selbst bleiben bestehen wie bei einer Eingabe auf heimster.ch. Was Sie im Assistenten eingeben, regelt dessen Anbieter. Links zu Heimster tragen eine Kennzeichnung der Quelle (z. B. «chatgpt»), damit wir Besuche zuordnen können. Verbinden Sie im Assistenten Ihr Heimster-Konto (Anmeldung auf heimster.ch, jederzeit widerrufbar), kann er in Ihrem Namen eine Bewerbung mit Ihrem Heimster-Profil senden, Kaufinteresse anmelden und Ihre Bewerbungen anzeigen – das geschieht nur auf Ihre Anweisung im Chat; Dokumente werden nie über den Chat übertragen.
Heimster Pro in KI-Assistenten
Mitglieder einer Heimster-Pro-Organisation können ChatGPT oder Claude über heimster.ch/mcp mit ihrem Arbeitsbereich verbinden. Die Verbindung entsteht erst nach der Anmeldung mit dem eigenen Heimster-Konto und einer ausdrücklichen Zustimmung; Konten ohne Pro-Organisation erhalten keinen Zugriff. Der Assistent handelt danach ausschliesslich im Rahmen der Organisation und der Rolle dieses Kontos – ein Nur-Lese-Zugang kann nichts verändern. Auf Anfrage der Nutzerin oder des Nutzers übermitteln wir dem Assistenten die abgefragten Daten der Organisation, etwa Objekte, Inserate, Kontakte, Bewerbungen oder Besichtigungen, darunter Personendaten von Kontakten, Interessentinnen und Interessenten sowie Bewerbenden. Für diese Daten bleibt die Immobilienfirma verantwortlich; Heimster bearbeitet sie als Auftragsbearbeiterin gemäss Auftragsbearbeitungsvertrag, die Bearbeitung im Assistenten regelt dessen Anbieter (OpenAI bzw. Anthropic). Aktionen mit Wirkung nach aussen – E-Mails, Veröffentlichungen, Benachrichtigungen – führt der Assistent nur nach einer Vorschau und einer ausdrücklichen Bestätigung aus. Die Verbindung lässt sich jederzeit unter Einstellungen → API trennen; der Zugriff endet sofort.
Heimster Hypo
Käuferinnen und Käufer können über Heimster eine Hypothekenberatung anfragen – aus dem Finanzierungsschritt des Verkaufsprozesses oder aus ihrem Kaufinteresse. Mit ihrer ausdrücklichen Einwilligung geben wir die dafür nötigen Daten an unseren unabhängigen, auf Hypotheken spezialisierten Partner weiter: Name und Kontaktdaten, die Angaben zu Eigenmitteln, Einkommen und Verpflichtungen, die dazu hochgeladenen Belege, die Angaben zum Objekt und den Kaufpreis sowie die Nachrichten und Unterlagen, die im Rahmen der Anfrage ausgetauscht werden. Der Partner bearbeitet diese Daten ausschliesslich, um die Finanzierung zu prüfen, zu beraten und eine Finanzierungszusage einzuholen.
Der Zugang des Partners ist auf seine eigenen Anfragen beschränkt, mit Zwei-Faktor-Anmeldung geschützt und jeder Zugriff wird protokolliert. Der Makler erfährt nur, dass eine Anfrage läuft, und erhält bei einer Zusage das Zusageschreiben als Finanzierungsnachweis – nie die Zahlen. Die Einwilligung kann jederzeit auf der Anfrageseite widerrufen werden; die beim Partner gespeicherten Angaben, Unterlagen und Nachrichten werden dann gelöscht. Abgeschlossene Anfragen löschen wir spätestens zwölf Monate nach Abschluss.
Interessenanalyse auf Objektseiten
Auf Inseraten, Showrooms, Projektseiten und Websites, die Immobilienvermarkter über Heimster betreiben, messen wir, welche Inhalte aufgerufen werden: besuchte Seiten, aktive Verweildauer, angesehene Abschnitte und Einheiten, Downloads sowie Klicks auf Kontakt- und Besichtigungsfunktionen. Dazu setzen wir ein eigenes Cookie («hm_vid», Laufzeit bis 400 Tage).
Solange Sie sich nicht zu erkennen geben, bleiben diese Daten pseudonym. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse in einem Formular an, öffnen Sie einen persönlichen Link oder klicken Sie auf einen Link in einer E-Mail des Vermarkters, verknüpfen wir den Browser mit Ihrer E-Mail-Adresse – auch für frühere Besuche. Der Vermarkter, der die jeweilige Seite betreibt, sieht dann Ihre Besuche und eine daraus berechnete Einschätzung Ihres Interesses (0–100), um Sie gezielt beraten zu können. Andere Vermarkter sehen diese Daten nicht.
Haben Sie beim Vermarkter ein Suchprofil, kann er es anhand dieser Besuche verfeinern: Sehen Sie sich wiederholt Objekte ausserhalb Ihres Suchprofils an (zum Beispiel mehr Zimmer oder eine andere Gemeinde), wird es erweitert, damit Sie passendere Angebote erhalten. Jede Änderung wird mit Begründung protokolliert und kann rückgängig gemacht werden.
- Besucherinnen und Besucher aus der Schweiz und Liechtenstein: Die Analyse stützt sich auf das berechtigte Interesse an einer bedarfsgerechten Beratung; Sie können jederzeit widersprechen.
- Besucherinnen und Besucher aus anderen Ländern: Die Analyse erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung (Cookie-Einstellungen).
- Verantwortlich für die Auswertung ist der Vermarkter der jeweiligen Seite; Heimster bearbeitet die Daten in dessen Auftrag. Rohdaten werden nach 13 Monaten gelöscht.
Widerspruch: Über den Link «Widersprechen» am Ende jeder betroffenen Seite beenden Sie die Messung in Ihrem Browser; bereits erfasste Daten zu diesem Browser werden gelöscht. Sie können sich zudem jederzeit an den Vermarkter oder an uns wenden.
Herkunft und Nutzung von Heimster-Konten
Auf den eigenen Seiten von heimster.ch erfassen wir mit demselben Cookie («hm_vid»), über welchen Weg Sie zu Heimster gekommen sind (verweisende Website, Kampagnenparameter, Einstiegsseite) und welche Seiten Sie aufrufen. Registrieren Sie sich, ordnen wir diesen Verlauf Ihrem Konto zu. Zusätzlich halten wir fest, wann Sie sich anmelden.
So verstehen wir, wie Menschen Heimster finden und nutzen, und können das Angebot verbessern. Die Auswertung erfolgt ausschliesslich intern bei Heimster und wird nicht an Dritte oder Vermarkter weitergegeben. Es gelten dieselben Regeln wie oben (Schweiz und Liechtenstein: berechtigtes Interesse mit Widerspruchsrecht; andere Länder: nur mit Einwilligung). Seitenaufrufe ohne Konto löschen wir nach 180 Tagen, die Daten eines Kontos mit dessen Löschung. Auf Websites und Projektseiten von Vermarktern findet diese Erfassung nicht statt.
5. KI-gestützte Funktionen
Heimster setzt KI ein, um Texte zu erstellen und zusammenzufassen, Such- und Kundenanfragen zu verstehen, Antwortentwürfe vorzuschlagen, Bilder aufzubereiten, Dokumente und Pläne auszuwerten und Inhalte vor der Veröffentlichung auf Unzulässiges zu prüfen. Dafür setzen wir die jeweils leistungsfähigsten Modelle ein. Hierfür ist es teilweise erforderlich, dass die jeweils benötigten Inhalte - etwa ein Text, ein Bild, ein Dokument oder der Verlauf einer Konversation - an diese Anbieter übermittelt werden, die ihren Sitz in der Regel in den USA haben. Je nach Aufgabe setzen wir unterschiedliche Anbieter ein. Übermittelt wird jeweils nur, was die Funktion braucht, und nur für die Dauer der Verarbeitung. Eine Liste der eingesetzten Dienstleister stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.
Die meisten dieser Funktionen lösen Sie selbst aus. Die automatische Prüfung hochgeladener Bilder und Inseratstexte auf unzulässige Inhalte läuft dagegen bei jeder Veröffentlichung mit; sie stützt sich auf unser berechtigtes Interesse an einer missbrauchsfreien Plattform.
Kein Training mit Ihren Daten. Wir nutzen diese Dienste über ihre Geschäfts- bzw. API-Angebote. Nach den dort geltenden Bedingungen werden die übermittelten Inhalte nicht zum Training der Modelle dieser Anbieter verwendet und nur kurzfristig zur Missbrauchskontrolle aufbewahrt.
Was wir nicht an KI-Dienste geben: hochgeladene Bewerbungsdokumente wie Ausweiskopien, Lohnausweise oder Betreibungsauszüge werden nicht an KI-Dienste übermittelt.
- KI-generierte Inhalte sind Vorschläge und müssen vor Verwendung geprüft werden.
Automatische Auswertungen und Einstufungen
Heimster berechnet automatisch Kennzahlen und Einstufungen - etwa wie gut ein Objekt zu einem Suchprofil passt, wie vollständig ein Dossier ist oder was in der Arbeitsliste eines Anbieters Vorrang hat. Anbieter können Eingänge auf dieser Grundlage automatisch vorsortieren lassen. Eine Absage erfolgt nie automatisch; die Entscheidung trifft immer der Anbieter.
6. Verbundene Postfächer und Kalender (Microsoft 365 / Google Workspace)
Anbieter (Makler, Verwaltungen) können optional ihr eigenes E-Mail- und Kalenderkonto bei Microsoft 365 (Outlook) oder Google Workspace (Gmail) mit Heimster verbinden. Die Verbindung erfolgt ausschliesslich über das offizielle OAuth-Verfahren des jeweiligen Anbieters; Heimster erhält zu keinem Zeitpunkt das Passwort. Die Freigabe wird vom Anbieter selbst erteilt und kann jederzeit widerrufen werden – in Heimster über „Postfach trennen“ oder direkt in den Sicherheitseinstellungen des jeweiligen Microsoft- bzw. Google-Kontos.
Nach der Verbindung verarbeitet Heimster im Auftrag des Anbieters folgende Daten aus dem verbundenen Konto:
- E-Mail (lesen): Posteingang und gesendete Nachrichten, um eingehende Mails zu erkennen, zu klassifizieren (z. B. echte Anfrage vs. Automatik/Newsletter) und den passenden Objekten und Kontakten im CRM zuzuordnen.
- E-Mail (senden): Versand von Antworten und geschäftlichen Nachrichten aus der eigenen Adresse des Anbieters, wenn dies in Heimster ausgelöst wird.
- Kalender: Lesen des verbundenen Kalenders für die Termin-Übersicht sowie Erstellen, Ändern und Löschen der von Heimster verwalteten Termine (Besichtigungen, Übergaben, manuell erfasste Termine) inkl. Einladungen an Teilnehmende.
- Profil: die verbundene E-Mail-Adresse und der Anzeigename zur Identifikation des Postfachs.
Die für den Zugriff nötigen OAuth-Token werden verschlüsselt in einem Schlüsseltresor (Key Vault) gespeichert; das eigentliche Token verlässt diesen Tresor nicht. Der Zugriff ist streng pro Nutzer:in – Heimster führt keine fremden Postfächer zusammen, und das Heimster-Team hat keinen Zugriff auf die E-Mails der verbundenen Postfächer.
Die synchronisierten Nachrichten werden in unserer Datenbank in der Schweiz gespeichert, damit Zuordnung, Suche und Verlauf funktionieren. Wird das Postfach getrennt, widerrufen wir den Zugriff, löschen das gespeicherte Token und entfernen die synchronisierten Nachrichten aus Heimster. Nutzt der Anbieter die KI-Antwortentwürfe, wird der Inhalt des betreffenden Verlaufs für diese eine Anfrage an unseren KI-Dienstleister übermittelt (siehe «KI-gestützte Funktionen»).
Eingeschränkte Nutzung (Google API Services User Data Policy / Limited Use): Die Nutzung von Informationen, die über Google-APIs (Gmail, Google Calendar) empfangen werden, erfüllt die Google API Services User Data Policy, einschliesslich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use“). Insbesondere:
- Wir verwenden diese Daten ausschliesslich, um die für den Anbieter sichtbaren Postfach- und Kalenderfunktionen bereitzustellen und zu verbessern.
- Wir verkaufen diese Daten nicht und geben sie nicht für Werbezwecke weiter.
- Wir übertragen oder nutzen diese Daten nicht für andere Zwecke, ausser sofern dies zur Bereitstellung der Funktion, aus Sicherheitsgründen, zur Einhaltung geltender Gesetze oder als Teil einer Fusion/Übernahme mit Zustimmung erforderlich ist.
- Kein Mensch liest diese Daten, ausser (a) mit ausdrücklicher Einwilligung des Anbieters, (b) zu Sicherheitszwecken (z. B. Missbrauchsuntersuchung), (c) zur Einhaltung geltender Gesetze oder (d) wenn die Daten aggregiert und anonymisiert für interne Betriebszwecke verwendet werden.
- Kein KI-Training: Wir verwenden Daten aus dem verbundenen Postfach oder Kalender nicht, um generalisierte bzw. nicht personalisierte KI-/ML-Modelle zu entwickeln, zu trainieren oder zu verbessern. KI-Funktionen wirken ausschliesslich innerhalb der eigenen, vom Anbieter ausgelösten Bearbeitung.
Für Microsoft 365 (Microsoft Graph) gelten dieselben Grundsätze sinngemäss: Zugriff nur im freigegebenen Umfang, ausschliesslich zur Bereitstellung der Funktionen, kein Verkauf, keine Werbenutzung und kein Training generalisierter KI-Modelle.
7. Weitergabe und internationale Datenübermittlungen
Wir geben Ihre Daten nur weiter, soweit dies für den Betrieb der Plattform notwendig, gesetzlich zulässig oder von Ihnen veranlasst ist. Dazu gehören insbesondere:
- Unser Hosting-Partner in der Schweiz für Server, Datenbank und Speicher der Plattform
- Versanddienstleister für transaktionale und geschäftliche E-Mails
- KI-Dienstleister für die im Abschnitt «KI-gestützte Funktionen» beschriebenen Aufgaben
- Dienste für die Zahlungsabwicklung und für den SMS-Code der Telefonverifizierung
- Dienste für Bot-Schutz, DNS, Zertifikate und die Registrierung von Kundendomains
- Kartendienste für Adresssuche, Geokodierung und Kartendarstellung
- Schweizer Stellen für Geo-, Gebäude- und ÖV-Daten (swisstopo, kantonale Geoportale, öffentliche Fahrplandaten)
- Microsoft 365 oder Google Workspace, wenn ein Anbieter sein eigenes Postfach oder seinen Kalender verbindet
- Immobilienportale, wenn ein Anbieter ein Inserat dort veröffentlicht
- Soziale Netzwerke (Facebook, Instagram, LinkedIn), wenn ein Anbieter sein Konto mit Heimster verbindet: Über das offizielle Anmeldeverfahren erhalten wir Name, ID und ein verschlüsselt gespeichertes Zugriffstoken, um die vom Anbieter ausgelösten Beiträge zu veröffentlichen und deren Reichweite abzurufen. Die Verbindung lässt sich jederzeit trennen; danach löschen wir Token und Kontoangaben.
- Externe Dienstleister, eigene Programme und KI-Assistenten, die ein Kunde selbst über unsere Schnittstellen anbindet
Eine Liste der eingesetzten Dienstleister stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.
Gewerbliche Kunden können Heimster zudem über Schnittstellen - einen API-Schlüssel oder eine MCP-Verbindung - mit eigenen Programmen und mit KI-Assistenten verbinden. Was über einen solchen Zugang abgefragt wird, geht an den jeweiligen Dienst; die Verbindung stellt das Kundenunternehmen selbst her, entscheidet über deren Umfang und bleibt dafür verantwortlich. Jeder Zugang kann jederzeit widerrufen werden.
Einzelne Empfänger befinden sich ausserhalb der Schweiz oder des EWR, insbesondere in den USA. In diesen Fällen stützen wir uns auf geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln und ergänzende technische Schutzmassnahmen.
Je nach Funktion handeln Empfänger als Auftragsbearbeiter bzw. Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag oder als eigenständig Verantwortliche, wenn sie die erhaltenen Daten für eigene gesetzlich zulässige Zwecke bearbeiten. Wenn Daten im Rahmen einer Bewerbung oder Kontaktaufnahme an einen Anbieter weitergegeben werden, bearbeitet dieser die erhaltenen Informationen in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.
8. Aufbewahrung
Wir speichern Personendaten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten bestehen. Typische Fristen in der aktuellen Produktlogik sind:
- Kontodaten bis zur Löschung des Kontos, danach mit kurzem Sicherheitspuffer
- Bewerbungen und die dazugehörigen Unterlagen, solange sie für das Verfahren und die Nachvollziehbarkeit des Entscheids erforderlich sind; Anbieter können sie jederzeit löschen
- Nachrichten und Kommunikationsverläufe grundsätzlich bis zur Kontolöschung oder bis zur Löschung im Rahmen unserer Produktlogik
- Inserats- und Objektdaten grundsätzlich bis zur Deaktivierung oder Löschung, vorbehaltlich gesetzlicher oder dokumentationsbezogener Aufbewahrung
- Server-Logs nur so lange, wie es für Fehleranalyse, Missbrauchserkennung und Systemsicherheit erforderlich ist
- Lokal gespeicherte Präferenzen bis zum Widerruf oder Zurücksetzen Ihrer Auswahl
- E-Mail-Inhalte aus verbundenen Postfächern bis zur Trennung des Postfachs, danach gelöscht
- Zugriffsprotokolle zu Datenräumen und Freigaben bis zur Löschung des zugehörigen Objekts oder Geschäftsvorgangs
- Rechnungs- und Vertragsunterlagen zehn Jahre gemäss gesetzlicher Aufbewahrungspflicht
10. Betrugsprävention, Sicherheit und Behörden
Wir bearbeiten Personendaten auch, um Missbrauch, betrügerische Inserate, Phishing, unberechtigte Zugriffe, Verstösse gegen unsere Nutzungsbedingungen und sonstige Sicherheitsvorfälle zu erkennen, zu untersuchen und zu verhindern.
Soweit erforderlich, können relevante Informationen intern ausgewertet, mit technischen Sicherheitsdaten verknüpft und an externe Fachstellen, Berater, Strafverfolgungsbehörden, Gerichte oder andere zuständige Stellen weitergegeben werden, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist.
11. Servicekommunikation und Marketing
Wir senden Ihnen produkt- und vertragsbezogene Mitteilungen, soweit dies für die Nutzung von Heimster erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere Konto- und Sicherheitsmitteilungen, Bewerbungs- und Besichtigungsupdates, Nachrichtenhinweise, Dokumentenanforderungen sowie transaktionale E-Mails.
Wenn Sie Suchabos, Benachrichtigungen oder andere optionale Kommunikationsfunktionen aktivieren, nutzen wir Ihre Kontaktdaten, um Ihnen diese Inhalte zuzustellen. Allgemeine Marketing- oder Werbekommunikation erfolgt nur im Rahmen des anwendbaren Rechts und kann, soweit vorgesehen, jederzeit abbestellt werden.
Kontaktiert Sie ein Anbieter über Heimster – etwa weil Ihr Such- oder Kontaktprofil zu einem Inserat passt –, ist der jeweilige Anbieter für diese Kommunikation datenschutz- und wettbewerbsrechtlich selbst verantwortlich; Heimster stellt hierfür nur die technische Infrastruktur bereit.
12. Ihre Rechte
Ihnen stehen im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenherausgabe, Widerspruch und Widerruf Ihrer Einwilligung zu. Wenn Sie im EWR ansässig sind, können Sie sich zudem an die zuständige Datenschutzaufsicht wenden.
Wir beantworten Anfragen in der Regel innerhalb von 30 Tagen. In komplexen Fällen kann sich diese Frist verlängern, worüber wir Sie informieren.
13. Kontakt
Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an privacy@heimster.ch.